北京物理学会档案管理实施细则

2017年4月

    第一条  为加强对文书档案的整理立卷和归档工作，更好地为学会各项工作和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》及国家有关规定，结合学会具体情况，制订本细则。

第二条  学会档案是指北京物理学会从事党群、行政、外事、财务等管理活动形成的，办理完毕的，对学会和社会有保存价值的不同载体形式的历史记录，如重要的会议材料，包括：通知、报告、决议、简报、请示、批复、总结、典型发言、会议记录、工作计划、统计报表、合同协议、员工福利等文件材料以及反映学会重要活动的照片、录音、录像等。

第三条  档案分为文件类、年会类、综合类、活动类、财务类等，采用文书立卷和电子文档两种形式进行管理保存。财务档案由财会人员单独整理立卷，学会指定一名专（兼）职档案员，具体负责和组织文书档案的整理、归档工作，由学会秘书处（办公室）负责。

第四条  学会加强档案工作的领导，建立档案工作制度，把档案工作纳入各项管理工作之中，同时布置、检查、总结、验收文书档案工作。

第五条  文书档案归档范围和保管期限分短期（15年以下）、长期（16-50年）、永久（51年以上）。保管期限的时间从文件材料办理完毕的第二年算起。

第六条  归档文件材料的质量要求：

一、发文应按国家规定的公文格式书写；

二、文件批示应在版心内书写（不要在左侧装订线内书写）；

三、文件材料的形成时间（年月日）、签字、盖章等手续必须齐全；

四、手工书写应用不褪色的黑色、兰黑色材料，字迹工整清晰；

五、装订成册的文件材料，应选择胶订或线装，不能用金属材料装订。

第七条  学会领导人和承办人员办理完毕、属于归档范围的文件材料，应及时交付本单位专（兼）职档案员，以便整理、归档。个人不得保存应该归档的文件材料。工作人员调离工作岗位或离退休时，应将本人手中存留的属于归档范围的文件材料移交本单位相关人员或档案员。

第八条  归档时间：每年十月底以前完成上一年度的归档工作；

第九条  归档手续：填写档案移交清单（附档案目录）一式二份，移交双方各保存一份备查。

第十条  本细则经2017年2月17日第十六届常务理事会会议讨论通过，自通过之日起执行。

第十一条  本细则由北京物理学会办公室负责解释。